Bizonyos esetekben érdemes dokumentumokat egymással összekötni, ha ugyanahhoz a folyamathoz, projekthez vagy adminisztrációhoz tartoznak. A dokumentumlánc létrehozása segít átlátható struktúrát kialakítani, különösen összetettebb projekteknél, pénzügyi vagy beszerzési folyamatoknál.
Példa dokumentum-láncolat
Képzelj el egy tipikus projektfolyamatot, ahol több dokumentum is keletkezik. Dokumentumot nem csak számlához lehet kapcsolni, hanem egymással is össze lehet kapcsolni.
- Projektindítás – létrejön egy fájl nélküli, „projektként” rögzített dokumentum, amely összefogja az egészet.
- Szerződés – feltöltöd a megkötött szerződést, és összekapcsolod a projekt dokumentummal.
- Számlák – több bejövő számlát rögzítesz, amelyeket ugyanahhoz a projekthez és szerződéshez kapcsolsz.
- Teljesítési igazolások – minden számlához külön teljesítési igazolás készül, amelyek a megfelelő számlákhoz, illetve a projekthez és szerződéshez is visszavezethetők.
Így egy több szintű, átlátható láncot kapsz:
Projekt → Szerződés → Számlák → Teljesítési igazolások
Összekapcsolás lépései
- Lépj be a Dokumentumok modulba
- Válaszd ki a megnyitni kívánt dokumentumot
- Kattints a gemkapocs ikonra az Összekapcsolt dokumentumok szekcióban
- Válaszd/keresd meg a kívánt dokumentumot
- Ezután kattints az Összekapcsol gombra
- Mentsd el a dokumentumot a Mentés gombbal
Mit eredményez az összekapcsolás?
- A dokumentumok egymáshoz kapcsolódnak a rendszerben.
- A kapcsolat kétirányú: mindkét dokumentum adatlapján látszik a másik.
- A dokumentumlánc segít összerendezni az adminisztrációt – különösen jól jön audit, projektzárás vagy utólagos ellenőrzés során.
Tipp
Adj beszédes neveket (pl. „Projekt – 2025 Q2 kampány”), így egy hosszabb láncban is könnyen átlátod az összefüggéseket.
Hozzászólások
0 hozzászólás
A cikkhez nem írhatók újabb hozzászólások.