Számla beküldése e-mailben

A Billcitybe van lehetőség arra is, hogy az ügyfelek - vagy éppen a szállítók - közvetlenül küldjék be a számlájukat a rendszerbe. Így minimálisra csökkenthető az elveszett elektronikus számlák mennyisége, hiszen ahogy megkapja az ügyfél, néhány kattintással továbbítani is tudja a Billcitybe.

Itt két fontos információt kell figyelembe venni:

• csak a .pdf fájl formátumú számlákat dolgozza fel a rendszer
• egy levélben maximálisan beküldhető adat mennyisége maximum 20 MB lehet

Az utóbbi korlátozás miatt tömeges számlabeküldésre nem az email beküldést, hanem az ügyfél hozzárendelését vagy a Google Drive hozzárendelést javasoljuk. 

E-mail cím megadása az ügyfélnek

A rendszerben a Beállítások/Dokumentumok e-mailben menüpont alatt találod azt az e-mail címet melynek a csatolmányaként küldött .pdf fájlt a rendszer számlaként tudja fogadni.

A rendszer véletlenszerűen generálja le ezeket ez email címeket, emiatt a formátuma nem szép, de ha az ügyfél hozzáadja azt a levelező rendszeréhez, akkor néhány kattintással előhívható.

Az e-mail cím másolása és újragenerálása

Az e-mail cím melletti ikonnal ki tudod másolni a vágólapra az email címet.

Agomb megnyomásával generálhatsz egy új e-mail címet, melyet ne felejts el megadni újra az ügyfeleknek.

A számla befogadása

Az e-mailben beküldött számla a "Dokumentumok" menüben, a bal oldali "Beérkezett fájlok" szakaszába érkezik. Abban az esetben, ha van új beérkező fájl, akkor az "Emailben" menüpont mögött zárójelben a beküldött .pdf fájlok számát megjeleníti a rendszer.

Ahhoz, hogy megnézd a számlákat, kattints rá az "Emailben" menüpontra.

Majd jelöld ki a számlákat amiket át szeretnél emelni a szállító számlák közé. Kattints a gombra és válaszd a "Szállítói számla" menüpontot.

Ezután a feldolgozásra vár menüpont alatt találod meg a számlákat.

Amennyiben már a fájl neve alapján tudod, hogy a dokumentum nem számla, akkor azt is megteheted, hogy rögtön kitörlöd.